Teklif: Excel tablolarından web tabanlı uygulamaya

Teklif, satış ekiplerinin müşteri, ürün ve fiyat bilgisini tek yerde toplayıp birkaç dakikada doğru ve imzaya hazır bir teklif çıkarabildiği bir uygulamadır. Bu yazıda onu nasıl geliştirdiğimizi kendi çalışma şeklimizle anlatıyoruz: sorguladık, düşündük, çözüm ürettik.

Bu yazıdaki ekran görüntüleri gerçek bir müşteriye ait değildir. Uygulama test veritabanında, örnek müşteri ve ürünlerle çalıştırılarak alınmıştır.

Sorguladık: teklif nerede zaman kaybettiriyor?

Teklifler Excel dosyalarıyla hazırlanıyordu. İlk görüşmelerde şu sorulara cevap aradık:

• Aynı müşteriye verilen teklifin kaçıncı sürümü geçerli?
• Fiyatlar dolar bazlıysa hangi gün hangi kur kullanıldı?
• Teklif verilen ürün stokta gerçekten var mı?
• Geçen ay kaç teklif verildi, kaçı siparişe döndü?

Cevapların hepsi farklı dosyalara ve farklı kişilerin hafızasına dağılmıştı. Asıl sorun hızdan çok güvenilirlikti: yanlış kurla ya da stokta olmayan ürünle verilen tek bir teklif, saatlerce kazanılan zamanı siliyordu.

Düşündük: neyi çözmeli, neyi çözmemeli?

Her şeyi yapan bir ERP yerine tek bir işi çok iyi yapan bir uygulama tasarladık. Kararlarımız:

• Her teklif sürümlü olsun; eski sürüm silinmez, kim neyi ne zaman değiştirdi görünsün.
• Kur, stok ve indirim hesapları ekranda, yazarken kontrol edilsin.
• Geçmiş Excel dosyaları içeri aktarılsın; geçmiş kaybolmasın.
• Yapay zekâ olsun, kullanıcının yetkisinden fazlasını yapamasın.

Çözüm ürettik: uygulama

Teklif hazırlarken detaylar

Teklif ekranı, kâğıttaki teklifin aynısıdır; doldurdukça hesaplar. Müşteri seçilir, güncel kur tek tıkla gelir, ürünler katalogdan eklenir. İstenen adet stoktan fazlaysa satır hemen uyarır.

Teklif kaydedildiğinde yazdırılabilir çıktısı ve PDF’i hazırdır: ölçü, renk, satır iskontosu, toplam indirim ve geçerlilik tarihiyle.

Müşteri ve katalog

Her müşterinin teklifleri, aldığı ürünler ve notları tek sayfadadır. Katalogda ürünlerin ölçü, renk, fiyat ve stok bilgisi Türkçe ve İngilizce tutulur; toplu düzenleme ve dosyadan içe aktarma vardır.

Analiz: kaç teklif siparişe döndü?

Seçilen dönemde verilen teklif sayısı, satış tutarı, kazanma oranı ve açıkta bekleyen teklif tutarı; durumlara ve aylara göre grafikler. Katalog sekmesinde en az teklif edilen ürünler de görülür.

Yapay zekâ: verisi şirket içinde kalan bir asistan

Uygulamanın içinde bir sohbet asistanı var. “Bu müşterinin tekliflerini listele” ya da “şezlongların fiyatlarını göster” gibi soruları, uygulamanın kendi araçlarını kullanarak cevaplar. Bunu tasarlarken üç kuralımız vardı:

1. Asistan, sunucunun üzerinde çalışan açık kaynak bir dil modeliyle (Qwen3, 1,7 milyar parametre) çalışabiliyor. Konuşmalar ve araç sonuçları hiçbir dış servise gönderilmiyor. İstenirse kurumsal bir model servisine de bağlanabiliyor.
2. Asistan, kullanıcıdan fazlasını yapamamalı. Asistanın kullanabildiği 97 aracın her biri, o kullanıcının yetkisiyle sınırlı. Yetkisi olmayan bir işlemi asistan da yapamıyor.
3. Her şey kayıt altında olmalı. Asistanın yaptığı her işlem denetim kaydına düşüyor. Kayıtlar birbirine şifreli bir zincirle bağlı; geriye dönük değiştirilen bir kayıt hemen fark ediliyor.

Görünmeyen detaylar

Bir iş uygulamasının kalitesi, ekranlardan çok görünmeyen yerlerde belli olur:

• Kontroller: Her değişiklikte biçim, statik analiz, testler ve bağımlılıklardaki güvenlik açıkları otomatik kontrol ediliyor; bir kontrol başarısızsa değişiklik yayına çıkmıyor.
• Yedekler: Veritabanının her gün yedeği alınıyor. Bir güncelleme veritabanını değiştirecekse, önce otomatik bir geri dönüş noktası oluşturuluyor.
• Geçmiş veriler: Eski Excel teklifleri içeri aktarılırken dolar bazlı fiyatlar dosyanın kendi kuruyla TL’ye çevriliyor, aynı müşterinin üç ay içindeki dosyaları tek teklifin sürümleri olarak birleştiriliyor.
• İki dil: Arayüzün tamamı Türkçe ve İngilizce.

Sonuç

Teklif, Excel’de dağılan bir süreci tek yerde topladı: sürümler, kurlar ve stok kontrol altında, analiz bir tık uzakta.